Hướng dẫn điều chỉnh hồ sơ khi thay đổi cơ sở sản xuất TPCN

Trong quá trình vận hành thương hiệu, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi nhà máy sản xuất, nhằm tối ưu chất lượng, ổn định năng lực cung ứng hoặc mở rộng quy mô sản phẩm. Tuy nhiên, việc thay đổi cơ sở sản xuất không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn liên quan trực tiếp đến hồ sơ pháp lý của sản phẩm, đặc biệt là hồ sơ công bố.

Để quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước điều chỉnh hồ sơ khi thay đổi cơ sở sản xuất TPBVSK theo hướng dẫn của Cục An toàn Thực phẩm (ATTP) và Sở Y tế.

1. Vì sao khi thay đổi nhà máy phải điều chỉnh hồ sơ công bố?

Trong hồ sơ công bố TPBVSK, thông tin về cơ sở sản xuất là một phần quan trọng, bao gồm:

• Tên nhà máy

• Địa chỉ sản xuất

• Chứng nhận GMP

• Giấy phép ATTP liên quan

Khi doanh nghiệp thay đổi nhà máy, các thông tin này không còn trùng khớp với hồ sơ công bố ban đầu. Điều này có thể dẫn đến:

• Hồ sơ bị đánh giá là không còn hiệu lực

• Khó khăn khi thanh kiểm tra

• Cản trở lưu hành sản phẩm trên thị trường

• Các khoản mục trong nhãn hàng hóa không phù hợp quy định

Do đó, việc nộp công văn điều chỉnh là bắt buộc để đảm bảo sản phẩm tiếp tục lưu hành hợp pháp.

2. Khi nào cần nộp công văn điều chỉnh cơ sở sản xuất?

Doanh nghiệp cần gửi công văn khi có các thay đổi sau:

• Thay đổi nhà máy sản xuất (OEM/ODM)

• Thay đổi địa chỉ sản xuất

• Thay đổi thông tin pháp lý hoặc chứng nhận liên quan đến cơ sở

• Nâng cấp hoặc chuyển đổi dây chuyền, ảnh hưởng đến hồ sơ ban đầu

Việc nộp công văn càng sớm càng tốt để tránh bị gián đoạn hoạt động kinh doanh.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi điều chỉnh cơ sở sản xuất

Tùy theo yêu cầu của Cục ATTP, bộ hồ sơ thường bao gồm:

Công văn đề nghị điều chỉnh hồ sơ công bố

Theo đúng mẫu, trình bày rõ sản phẩm, số công bố, nội dung cần điều chỉnh.

Tài liệu pháp lý của nhà máy mới

• Giấy chứng nhận GMP

• Giấy chứng nhận ATTP

• Giấy phép kinh doanh hoặc tương đương

• Hồ sơ năng lực hoặc mô tả dây chuyền (nếu cần)

Tài liệu liên quan đến sản phẩm

• Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS)

• Quy trình sản xuất

• Các thay đổi (nếu có) nhưng phải đảm bảo không làm thay đổi bản chất công thức.

4. Những lưu ý quan trọng để tránh bị trả hồ sơ

Đây là bước nhiều doanh nghiệp dễ gặp lỗi, khiến công văn bị trả hoặc kéo dài thời gian xử lý:

Kiểm tra sự tương thích giữa công thức và năng lực nhà máy mới

Nếu nhà máy mới không đáp ứng quy trình hoặc thiết bị tương tự nhà máy cũ → hồ sơ dễ bị yêu cầu làm lại.

Thông tin pháp lý phải trùng khớp hoàn toàn

Tên công ty, địa chỉ, số giấy phép, mã cơ sở… phải kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Công thức phải giữ nguyên

Nếu thay đổi công thức → phải công bố lại, không chỉ điều chỉnh nhà máy.

Chuẩn format công văn

Nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ chỉ vì sai định dạng, sai cách trình bày hoặc thiếu tài liệu đính kèm.

5. Quy trình điều chỉnh hồ sơ theo quy định

1. Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh

2. Gửi công văn đến Cục ATTP (đối với TPBVSK) hoặc Sở Y tế (đối với Food Supplement)

3. Chờ phản hồi và bổ sung (nếu có)

4. Nhận xác nhận điều chỉnh

5. Cập nhật lại nhãn sản phẩm và lưu trữ hồ sơ

Thời gian xử lý thông thường: 5–15 ngày làm việc tùy cơ quan tiếp nhận.

6. Kết luận

Việc điều chỉnh hồ sơ khi thay đổi cơ sở sản xuất là bước bắt buộc, nhưng nếu chuẩn bị đúng – đầy đủ – theo đúng quy định, doanh nghiệp sẽ tránh được nhiều rủi ro pháp lý và hạn chế gián đoạn lưu hành sản phẩm. Đối với những thương hiệu đang trong giai đoạn chuyển đổi nhà máy hoặc mở rộng quy mô sản xuất, Life Gift Việt Nam hiện cũng đang hỗ trợ khách hàng thực hiện công văn điều chỉnh theo quy định, giúp quá trình diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn pháp lý.

Liên hệ tư vấn miễn phí

📞 Hotline: 0287.7766.669
🌐 Website: https://lifegiftvietnam.com
✉️ Email: info@lifegiftvietnam.com
🏢 Văn phòng: Số 68, Đường 24B, P. An Lạc, Q. Bình Tân, TP.HCM
🏭 Nhà máy: Lô A3, KCN Cầu Tràm, X. Rạch Kiến, T. Tây Ninh